코로나 이후 비대면 업무 환경이 확산되면서 원격 비서를 활용하는 사례가 증가하고 있습니다. 물리적 거리감에도 불구하고 효과적으로 의사소통하고 업무 효율을 높이기 위해서는 어떤 노력이 필요할까요?
오늘은 원격비서와 원활한 소통을 하기 위한 팁을 정리해 봤습니다.
1. 업무 지시 시 구체적이고 명확하게 전달하기
원격으로 일하다 보면 대면으로 업무할 때와는 달리 즉각적인 피드백을 주고받기 어려울 수 있습니다. 따라서 업무 지시 시 모호함이 없도록 최대한 구체적이고 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.
요청 사항의 목적이나 바라는 결과물을 상세하게 설명해 주세요. 엔씨온과 협업 중인 모 인쇄소는 인쇄물 디자인 작업 의뢰 시 타이핑할 내용과 참고 이미지를 상세하게 제공해서 디자이너가 빠르고 정확하게 업무를 진행하고 있습니다.
업무의 진행 순서나 데드라인 등의 내용도 정확하게 제시하면 서비스 이용 만족도를 높일 수 있습니다.
2. 정기적인 중간 점검으로 소통의 간극을 최소화하기
오랫동안 중간 점검을 하지 않으면 재작업 시간이 불필요하게 생기는 경우가 있습니다. 따라서 정기적인 의사소통은 간극을 최소화할 수 있습니다.
예를 들면, 매주 혹은 격주로 정기 미팅 시간을 정하고 진행 상황을 공유할 수 있습니다. 장기 프로젝트의 경우 중간 단계별로 산출물을 점검하고 피드백을 주고받는 것이 필요합니다.
또한 수시로 채팅이나 이메일로 현안을 논의하고 공유하는 것이 바람직합니다.
3. 업무에 활용하는 사용 툴을 통일하고 활용하기
원격 환경에서는 다양한 온라인 협업 툴이 의사소통의 핵심 수단이 됩니다. 같은 툴을 사용한다고 해서 모두 효율적으로 쓰게 되는 건 아니죠. 사용자가 각 툴의 특성을 이해하고 맥락에 맞게 사용하는 것이 중요합니다.
협업 툴 구분
4. 외국인 원격 비서의 언어적 한계를 이해
외국인 원격 비서를 활용하는 경우에는 한국말을 잘하는 직원이 업무를 맡게 되지만 원어민이 아니기 때문에 생기는 언어적 한계점이 분명히 존재합니다. 따라서 이를 인지하고 업무 내용 전달 시 비교적 이해하기 쉬운 용어를 활용하는 것이 의사소통의 간극을 줄일 수 있습니다. 또한 상호 간의 문화적 차이가 존재함을 인정하고 이를 고려하여 업무를 지시하는 것이 바람직합니다.
결론
효과적인 의사소통이 원격 협업의 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아닙니다. 특히 물리적 거리감을 넘어 원활히 소통하기 위해서는 체계적인 프로세스, 적절한 툴의 활용과 함께 무엇보다 상호 신뢰에 기반한 개방적인 마음가짐도 뒷받침되어야 합니다.
